home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / salbiz12.arc / SALBIZ.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-06-15  |  14KB  |  317 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                     SALES-BIZ
  6.                                      Vs 1.2
  7.  
  8.              This program is for those needing a sales tracking program to
  9.         maintain customer and product sales.  It also provides for sales
  10.         contacts and sales logs.  Various daily, period and to date sales
  11.         reports are provided.
  12.  
  13.              The program uses table lookups and scrolling record windows
  14.         for ease of use.  Sales can be entered in the order of dates,
  15.         customers or products.  A lot of automation is built into the
  16.         program and could be confusing at first.  After becoming familiar
  17.         with the auto prompts however, I think you will find the program
  18.         to be very easy to use.
  19.  
  20.              Requirements for the program are at least 512k ram, a hard disk
  21.         drive and proper CONFIG.SYS file installed in the root directory. See
  22.         CONFIG.SYS below.  The program uses many files and you may have to
  23.         increase the files and buffers in your present CONFIG.SYS file if you
  24.         have one.
  25.  
  26.              To install the program, you should create a new directory and
  27.         copy the program into it.  It will create several data files and
  28.         should be placed in a directory of it's own.  For two floppy drives,
  29.         place the program disk in drive B and enter  B:SALBIZ  at the A
  30.         drive prompt.  This will create the data files in your drive A.
  31.         Make sure to label the disks for future uses.
  32.  
  33.              The program also has a screen saving feature that will blank
  34.         the monitor after 10 minutes of inactivity.  This can be very useful
  35.         for those wanting to keep the program up for logging contacts, etc.
  36.  
  37.              If you like the program, registration is 35.00.  You will then
  38.         be sent the registered version and a program to rebuild the index
  39.         files should you ever have have need of it.
  40.  
  41.              Your support is appreciated.  Feedback is welcome.
  42.  
  43.                                     I. J. Smith
  44.                                 9795 Rustling Oaks
  45.                               Baton Rouge, La. 70818
  46.  
  47.  
  48.                                      QUICK START
  49.  
  50.              You will need to first establish customer and product files in
  51.         order to enter sales.  You may also want to enter sales contacts for
  52.         the various companies you do business with.  Use the main menu
  53.         options "Company File", "Products File", and "Maintain Contact File"
  54.         to start off with until you are more familiar with the program.  The
  55.         "Company File" is for the customers or companies you wish to keep
  56.         sales amounts and other information on.
  57.  
  58.              You will find many automatic window prompts thruout the program.
  59.         For example; if no records exist in a file, the program will display
  60.         a data entry window for your first record automatically.  Where
  61.         appropriate, lookup tables will also be displayed for your choices
  62.         automatically.  As with most programs, you should experiment with
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.         test data until you feel comfortable enough to install it for more
  72.         permanent uses.
  73.  
  74.              To add new records within the record tables, simply press the
  75.         INSert key.  A data entry window will appear to allow you to enter
  76.         the needed information.  A message line will appear with "Record
  77.         will be added."  This status message will be found on most data
  78.         entry windows near the top line.  Press the ESC key to cancel or
  79.         exit screens.
  80.  
  81.              To change information, highlight the record using the cursor
  82.         keys and press the ENTER key.  The message line will read "Record
  83.         will be changed".  You do not have to step thru all the data fields
  84.         in the data entry windows.  You can simply press the CTRL and ENTER
  85.         keys simultaneously instead.  This becomes a must when entering
  86.         note fields in the customer and sales log records.
  87.  
  88.              To delete a record, press the DELete key when the selected
  89.         record is highlighted.  The data entry window will appear with the
  90.         message "Press Enter to delete".  Pressing the ENTER key will then
  91.         remove the record or you can press the ESC key to cancel.
  92.  
  93.              Although the cursor keys can be used to scroll thru the tables,
  94.         the PgUp and PgDn keys can also be used for full screen changes.
  95.         Pressing the CTRL key with the PgUp and PgDn keys will place you at
  96.         the beginning or end of the file.
  97.  
  98.              As you can see, data entry is very easy in this program.  It
  99.         eliminates the need for a lot of paper shuffling to find account
  100.         numbers, etc.
  101.  
  102.  
  103.                                   SALES ENTRIES
  104.  
  105.              As noted above, you can enter sales data by date, company, or
  106.         product.  A popup menu will allow you to choose your preference.
  107.         The actual data entry windows are not changed.  Your choice simply
  108.         displays the records in the order chosen and makes it easier to
  109.         insert, change or delete records.
  110.  
  111.              NOTE:  The customer and product files are updated with each
  112.         entry or deletion.  This becomes important when you wish to delete
  113.         the sales records for a new period.  Use the "Reset Sales" options
  114.         for the deletions instead.  This will leave the to-date sales figures
  115.         in the customer and product files intact.
  116.  
  117.              As described above, the product or customer tables can be
  118.         displayed for your choices by simply pressing the ENTER key at the
  119.         blank prompts.  Data entry consists of date, customer, product,
  120.         quantity and total amount of sale.
  121.  
  122.  
  123.                                        CONTACTS
  124.  
  125.              Use the contacts file to maintain contacts for various customers.
  126.         These are tied to the customer Company file.  The company phone number
  127.         will automatically be inserted.  A second number is provided for.
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.              A notes field is also provided for various information you may
  138.         want to record.  You may want to keep them brief if you will be
  139.         listing them to your printer.  Use the combination CTRL-ENTER keys
  140.         to save the records.
  141.  
  142.  
  143.                                         LOGS
  144.  
  145.              This option is for those needing to log their sales contacts.
  146.         It provides for date and time of contacts.  A separate Type of
  147.         Activity file is also provided for lookups.  This feature can tie
  148.         several messages together for printing options which allow for a
  149.         listing by Type of Activity.
  150.  
  151.              A notes field is provided for your use.  Use the combination
  152.         CTRL-ENTER keys to save the records.
  153.  
  154.  
  155.  
  156.                                    SALES REPORTS
  157.  
  158.              Reports are provided for day, period and total sales.  The day
  159.         sales report option will prompt for a date to be listed.  Use as
  160.         needed.
  161.  
  162.              The period sales reports will list all current sales entries
  163.         in the sales file.  The program allows for reports by products as
  164.         well as by dates and customers.
  165.  
  166.              The Total Sales report will list period and to date totals
  167.         only.  As mentioned earlier, these amounts are posted as sales are
  168.         entered.  This makes for a faster printing report.  Some reports can
  169.         be printed by company as well as by products.
  170.  
  171.  
  172.  
  173.                                    FILE LISTINGS
  174.  
  175.              Most of the file listings are straight forward.  Use as
  176.         needed.
  177.  
  178.              The labels option allows for printing customer name and address
  179.         labels.
  180.  
  181.              The program also allows the listing of logs by Types of
  182.         Activity.  An automatic table prompt is provided for your choice
  183.         of listings.
  184.  
  185.  
  186.                                FUNCTION KEY USAGE
  187.  
  188.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  189.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  190.        A description of the action will appear in this window such as
  191.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  192.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  193.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  194.        add records by being situated where you want to add the record...
  195.        thus the use of the INSert key.
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.                    KEY       FUNCTION
  204.                  -------     ---------------------------------------------
  205.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  206.                              automatically be inserted in proper position.
  207.  
  208.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  209.  
  210.                  ENTER       Used for changing highlighted record or for
  211.                              for auto lookups.
  212.  
  213.                  ESC         Cancel or exit.
  214.  
  215.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  216.                              one at a time.
  217.  
  218.                  PgUp        Displays previous window of records.
  219.  
  220.                  PgDn        Displays next window of records.
  221.  
  222.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  223.  
  224.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  225.  
  226.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  227.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  228.                              program will try to highlight the record or the
  229.                              nearest one found.
  230.  
  231.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  232.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  233.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  234.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  235.        press CTRL ENTER and not have to step thru the fields.
  236.  
  237.             Lookup fields are also used thru-out the program.  Tables will
  238.        usually automatically appear for your choices.  Simply use the arrow
  239.        keys to highlight your choice and press ENTER.  When the tables are
  240.        displayed for your choices, you may also INSert new records or DELete
  241.        records in the displayed tables.
  242.  
  243.  
  244.        -----------------------------------------------------------------------
  245.  
  246.                                   CONFIG.SYS file
  247.  
  248.             As stated above, the program will not work without a proper
  249.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  250.        code such as:
  251.                         files=30
  252.                         buffers=24
  253.  
  254.             You can use your editor to check for these lines of code.  If
  255.        you do not have this file in your root directory, use your editor to
  256.        create one or copy the one named  CONFIG.DTA  included with the
  257.        program and rename it CONFIG.SYS.  It must be in your root directory
  258.        and becomes effective when system is first started.  If you get an
  259.        error message that there are too many files, you can be fairly sure
  260.        that this file is your problem.
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.             This file can be sent to your printer for reference by entering
  270.        the following at the DOS prompt:
  271.  
  272.                                 COPY SALBIZ.DOC LPT1:
  273.  
  274.  
  275.          ================================================================
  276.                                      DISCLAIMER
  277.          ----------------------------------------------------------------
  278.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  279.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  280.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  281.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  282.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  283.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  284.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  285.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  286.          ================================================================
  287.  
  288.  
  289.                      OTHER AVAILABLE PROGRAMS IN THIS SERIES
  290.  
  291.         SALES LOG            Product file, customers, sales, sales taxes,
  292.                              department sales, POS invoices...other.
  293.  
  294.         EASY INVENTORY       Purchases, sales, locations, vendors, send
  295.                              reports to screen, file or printer...many
  296.                              features.
  297.                              Note:  A special version of Sales Log is
  298.                                     available to interface with this program.
  299.  
  300.         WYS-AR               Keep up with those receivables, send statements
  301.                              with this easy to use program.
  302.  
  303.         EASY QUOTE           Price quoting program with product prices, costs,
  304.                              cost percentages...
  305.  
  306.         EIMS                 Equipment Inventory & Maintenance Scheduling
  307.                              Locations, costs, time scheduled maint...
  308.  
  309.         BID BIZ              Power estimating.  View estimates and reports
  310.                              on screen...many features.
  311.  
  312.         LITE COST            Keep up with all those miscellaneous costs that
  313.                              always seem to get lost around the office.
  314.  
  315.                                  - OTHERS -
  316.  
  317.